工服款号本来带星号,Excel查找时先分清文字与通配符

要找款号中的字面星号,先分清查找条件与原字符。使用相应转义机制先查命中范围,不把搜索写法写回款号,也不以全部替换作试验。

整理工服明细,想找到款号中真正含有星号的记录,输入一个星号后却出现很多原本没想到的结果。先别把结果全部替换,也别认定名单混乱。需要先确认搜索框把这个符号当成字面文字,还是用来匹配一段内容的通配符。本文仅说明Excel相应查找功能,不给真实文件执行批量改写。

一、先说清要找什么,不先决定替换什么

保留原文件,在工作副本核对。让经办人说明目标:是找所有含字面星号的款号,还是找符合某种规律的几个款号。两种目标不同;不能先输入一个符号,再把出现的结果反过来当成本次需要更改的全部对象。

符号本来属于供方款号时,原样保留,不能为了搜索方便就从正式标识中删去。它若是内部备注、待确认标记或后来追加的说明,也应按真实用途辨认,不由一条查找规则替人决定它是不是款号的一部分。暂时不清楚,先请资料提供者解释。

搜索范围同样先限定。明确在某个区域、当前工作表还是整个工作簿中查找,并核对当前查找选项。原来为另一份表设置过的条件,不要未经检查就沿用;没有结果或结果过多,都先把实际条件说清,不立即执行全部替换来试效果。

二、在支持通配符的查找中,符号有另外的含义

微软官方说明,问号可匹配单个字符,星号可匹配任意数量字符;要查找实际的问号、星号或波浪号,可在相应符号前加波浪号。这里说的是该文档所述搜索和替换功能,不代表所有软件、所有输入框都采用同一种语法。

例如在适用的Excel查找框中,~*用于查找字面星号,~?用于查找字面问号,~~用于查找字面波浪号。这里的波浪号和半角符号本身也是输入内容,不能把中文标点、全角字符或外观相似字符默认当成同一个。使用时按本机版本的官方说明核对。

不要把查找写法直接写回款号单元格。目标款号若真的含一个星号,它仍是原款号;搜索时增加转义说明,是告诉查找工具怎样解释条件,不是在给供方改名。本文也不将这套写法推广成所有函数、数据库或网页搜索的统一规则。

三、先用几条假数据看懂命中范围

另建不含员工资料的练习区,放入两种假设款号AB*01、ABX01,再在适用的查找功能中输入~*。观察命中的是哪条含字面星号的记录,而不是把练习款号加入正式制作清单。例子只展示查找条件,不表示本次供方采用这些编码。

继续核对“匹配整个单元格内容”等实际选项:寻找含符号的任意单元格,与寻找完整等于某个款号的单元格,并不是同一个目标。明确选项后再回到正式副本,只做查找并查看命中位置,不凭结果数量就判断业务范围已经正确。

选出一个结果,回到原资料确认它为什么应被命中;再找一条本不应命中的记录作对照。若与预期不符,保留当前条件并停止,不通过逐次删掉搜索字符,直到得到一个看起来合适的数量。查找结果是需要检查的候选,不是可以自动改写的授权。

四、确需改资料,另走本单确认流程

查找准确之后,仍由负责人确认哪些记录确实要改、改成什么以及影响到哪些已交付资料。供方原款号没有变,就不因内部工具的搜索习惯更改正式字段;原资料确有更正,保留原写法、明确回复与受影响范围,再处理对应内容。

可留一句检查说明:目标是字面符号还是匹配规律____;实际搜索范围____;使用的条件与选项____;已核对的命中及未命中例____;是否另有获准的资料更正____。不要把查找成功写成替换已经完成,也不把全部替换当作验证查找的一种办法。

这项小检查的价值,是让符号在资料和工具中各守原义:款号保留它真实的字符,搜索框用明确条件找到它。两者分清后,经办人才能在不改坏标识的前提下继续核对明细,而不是用一次大范围替换掩盖最初没有说明的目标。

资料:https://support.microsoft.com/en-us/excel/using-wildcard-characters-in-searches 。只参考通配符与字面符号查找机制,练习编码及工作副本核对方法为原创建议。